Wenn ich einen Workshop zum Thema Zeitmanagement leite, habe ich oft den Eindruck, die Teilnehmenden erwarten von mir, dass ich DIE eine Methode präsentiere, bei der alles gut wird. Sozusagen der heilige Gral der Zeitforschung: Wir hätten immer so viel Zeit, wie wir bräuchten und würden mühelos alles schaffen.
Regelmäßig muss ich die Teilnehmenden enttäuschen: diesen Gral gibt es nicht. Denn Menschen sind zu verschieden, um alle mit einer Methode gleich erfolgreich zu sein. Das beginnt schon mit der Chronobiologie, bei der von „Lerchen“ und „Eulen“ gesprochen wird. Manche erledigen die wichtigsten Aufgaben um 7 Uhr morgens, während ich als Eule da noch gar nicht zurechnungsfähig bin. Meine produktivste Phase liegt zwischen 9 und 13 Uhr. Nach einer ausgedehnten Pause kann ich dann am Nachmittag und am Abend nochmal zur Höchstform auflaufen. Da liegen manche Lerchen schon im Bett und freuen sich auf den nächsten frühen Morgen. Allein dieses Beispiel macht deutlich: es gibt nur einen individuellen Umgang mit Zeit. Und der hat wiederum viel damit zu tun, wie gut wir uns kennen. Hier besteht eine enge Verbindung zum Selbstmanagement, bei dem es darum geht, sein Fähigkeiten und Ressourcen zu nutzen, um im Leben gut voran zu kommen. Und Schwierigkeiten und Hindernisse kreativ und nachhaltig zu lösen. Zeitmangel ja oder nein? Bei Führungskräften erlebe ich oft, dass sie über Zeitmangel klagen, weil sie immer wieder Aufgaben übernehmen, die das Team ausführen sollte. Am Ende wird vom Mitarbeiter zurückdelegiert und die Führungskraft bleibt bis spät abends im Büro, während die Mitarbeiter vom Chef aus der Verantwortung in einen entspannten Feierabend entlassen werden. Deshalb empfehle ich Führungskräften einen genauen Blick auf das Delegieren von Aufgaben. Wenn am Ende nicht auch Verantwortung und Entscheidungsrahmen delegiert werden, wird die Aufgabe wieder bei der Führung landen. Das nervt übrigens auch Mitarbeiter, wenn sie eine Aufgabe nicht abschließen dürfen, weil ihr Entscheidungsrahmen zu klein ist. Doch wollen Führungskräfte überhaupt, dass Aufgaben erledigt werden? Ohne ihre Hilfe, ihre Expertise, ihre Rolle als fürsorgliche:r Ratgeber:in? Mein Eindruck ist, dass das „Gebrauchtwerden“ eine angenehme Rolle im Unternehmensalltag ist. Und gefühlsmäßig sehr ambivalent: man will gebraucht werden als Chef aber bitte nur, wenn es zeitlich passt. Man will Mitarbeiter unterstützen, aber keine Nachtschichten einlegen. Der erste Schritt: In die Eigenverantwortung gehen Jeder, egal ob Führungskraft oder nicht, benötigt zunächst den Mut, in die Eigenverantwortung zu gehen. Und zu schauen, wieso es mit dem Zeitmanagement manchmal hakt. Oft liegt es daran, dass uns mehrere Aufgaben gleich wichtig und dringend erscheinen. Bei näherer Betrachtung sind sie das aber in den seltensten Fällen. Es lohnt sich auch, die Frage zu stellen „Für wen ist diese Aufgabe wichtig und dringend?“ So können wir üben, eigene Prioritäten von fremden abzugrenzen. Und auch mal „Nein“ zu sagen, verbunden mit dem Angebot, später zu helfen oder sich Unterstützung im Team zu suchen. Es ist übrigens erstaunlich, wie funktional Teams sein können, wenn der Chef krank oder aus anderen Gründen abwesend oder für längere Zeit nicht erreichbar ist. Dies ist ein Zeichen, dass Führungskräfte noch nicht in ihrer Rolle angekommen sind. Üben, üben, üben Das Priorisieren von Aufgaben will geübt werden. Ebenso wie das konsequente Zurückdelegieren. Und wenn Sie nicht zurück delegieren können, weil Sie kein Chef sind? Dann holen Sie sich Unterstützung im Team, sprechen Sie mit Ihrem Chef darüber, bei welchen Aufgaben Sie immer wieder in Zeitnot geraten und finden Sie gemeinsam eine Lösung. Zeitmanagement, Selbstmanagement oder beides? Ich mag den Begriff Zeitmanagement nicht, denn er suggeriert, dass wir mit der Zeit etwas tun können. Dem ist nicht so. Wir können unseren Blick verändern, wir können klare Prioritäten und Ziele setzen und diese dann konsequent verfolgen. Am Ende geht es darum, wie wir selbst arbeiten und leben wollen. Und was wir tun können, um am Ende des Tages zu sagen: „Das war ein richtig schöner Tag, denn ich habe mich mit den Dingen beschäftigt, die mir wichtig sind und Spaß machen.“
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In den Bewerbungscoachings, die ich begleite, erlebe ich es immer wieder: Hoch qualifizierte und sozial kompetente Menschen zweifeln an sich selbst. Wenn ich mit Ihnen Stärken und fachliche Kompetenzen herausarbeite, haben sie oft Tränen in den Augen. Wie konnte es so weit kommen? Bei den Klienten gab es davor immer eine berufliche Phase mit komplett fehlendem oder ausschließlich negativem Feedback. Diese führte entweder zur Kündigung seitens des Mitarbeiters oder man trennte sich bereits in der Probezeit. Weniger als 6 Monate reichen aus, um einen Menschen so zu schwächen, dass er an sich zweifelt und seine Stärken nicht mehr wahrnehmen und annehmen kann! Ob bewusst oder unbewusst: Die Vorgesetzten gaben gar kein Feedback oder konzentrierten sich ausschließlich auf das, was gerade nicht gut läuft. Die Reaktionen der Mitarbeiter darauf sind sehr ähnlich: sie strengen sich noch mehr an, setzen sich noch mehr unter Druck, wollen es noch perfekter machen. Das führt in eine physische und psychische Überlastung, es passieren Fehler oder der Mitarbeiter wird krank. Natürlich wissen wir alle, dass das die schlechteste Art der Führung ist. Doch wie lässt sich das ändern? Wie oft soll man loben und vor allem: was? Von Blumen und Bienen Ob, wie und was gelobt wird, lernen wir in der Kindheit von Eltern und Lehrern. Glücklich sind die Menschen, die in einem wertschätzenden, positiven Elternhaus groß wurden. Vielleicht gab es sogar Lehrer, die empathisches Feedback gaben. Ist das die Regel? Ich fürchte nein. In der Schule startet man mit Blumen, Fleißbienchen oder Sternen, um Grundschulkinder zu motivieren. In der weiterführenden Schule herrscht dann Bienensterben, Blumen werden nicht mehr gesät und nach den Sternen sollte man dort auch nicht greifen. Jeder erinnert sich an die mit Rotstift markierten Fehler. Vielleicht gab es auch mal ein „gut gemacht!“ als Kommentar, aber an wie viele positive Kommentare erinnern wir uns? Richtig loben: Nach den Sternen greifen Jeder Mensch benötigt positives Feedback. Wir sind Herdentiere und möchten uns versichern, dass wir ein wertvolles Mitglied der (Büro-)Gemeinschaft sind. Die folgenden Schritte sind unerlässlich, um ein regelmäßiges positives Feedback zu geben:
Wichtig ist, dass es nicht allein um Ihre Bewertung der Situation geht. Was für eine Führungskraft selbstverständlich sein mag, kann für einen Mitarbeiter mit einer großen Anstrengung verbunden sein. Finden Sie einen guten Mittelweg. Integrieren Sie positives Feedback in den Unternehmensalltag und warten Sie nicht auf das nächste Mitarbeitergespräch. Streichen Sie „Ja, gut gemacht, aber…“ Sätze aus Ihren Feedbackgesprächen. Wenn Sie ein konstruktives Feedback haben, trennen Sie es vom positiven. Machen Sie Ihre Mitarbeiter zu Stars, die im ganzen Unternehmen strahlen.
Denn das ist Ihre Aufgabe als Führungskraft und wird auf Sie zurückstrahlen. Die letzten Monate haben gezeigt, dass Unternehmen die Corona bedingten Einschränkungen recht gut überstehen konnten, wenn sie bereits digitale Tools nutzen, damit Mitarbeiter im Home Office arbeiten und sich weiter mit Kollegen austauschen können.
Gleichzeitig zeigten sich Lücken oder Versäumnisse umso deutlicher, wenn die Digitalisierung oder Automatisierung von Arbeitsprozessen noch nicht weit genug vorangetrieben worden war, um in einer Krisensituation „den Laden am Laufen zu halten“. Manchmal führte das – egal ob in Ministerien, Schulen oder Unternehmen – zu hektischem Aktionismus. Das war anfangs richtig, ist aber langfristig keine gewinnbringende Einstellung. Das Grundrauschen in Business-Netzwerken bietet eine Fülle an Angeboten, sofort agil oder digitaler werden zu müssen. Bevor Sie jetzt auch in Aktionismus verfallen, lohnt es sich, die folgenden drei Fragen ehrlich zu beantworten: 1. Ist die Unternehmensleitung an einer weiteren Digitalisierung interessiert und bereit, Geld zu investieren? Egal ob Sie Top-down oder Bottom-up arbeiten: Eine grundsätzliche Bereitschaft der Unternehmensleitung ist Voraussetzung für die nachfolgenden Schritte. 2. Vertrauen Unternehmensleitung und Führungskräfte darauf, dass Mitarbeiter Digitalisierungsprojekte definieren und umsetzen können? Der Vorteil eines Bottom-up Ansatzes liegt auf der Hand: Wenn Teams bzw. Mitarbeiter die Digitalisierung selbst vorantreiben, ist ein deutlich höheres Commitment vorhanden. Die Mitarbeiter priorisieren selbst und erleichtern sich die Arbeit. Die wichtige Frage „What's in for me?“ beantwortet sich dadurch von selbst. Darüber hinaus können bei Team-Workshops Ängste und Sorgen thematisiert und ausgeräumt werden (siehe Frage 3). 3. Wer begleitet den Veränderungsprozess und vermittelt den Mitarbeitern Sicherheit, wenn es um die Zukunft ihrer Arbeitsplätze geht? Sicherheit ist ein zentrales Thema, denn Digitalisierung kann mit der Sorge verbunden sein, dass Arbeitsplätze weg rationalisiert werden sollen. Hier ist die Führung ebenso gefragt wie ein guter Trainer oder Coach: die Zeit, die Mitarbeiter nicht mehr mit lästigen Routine-Aufgaben verbringen, kann anders eingesetzt werden. Ich habe hier noch kein Unternehmen erlebt (und auch keinen Mitarbeiter), dem nichts eingefallen wäre! Nach meiner Erfahrung gelingt ein Digitalisierungsprojekt eher, wenn Mitarbeiter oder Teams dieses Projekt selbst erarbeiten. Hierzu gehören:
Bei einer ausschließlichen Top-down Umsetzung besteht die Gefahr, dass an der falschen Stelle digitalisiert wird. Wenn Mitarbeiter und Führung nicht die gleichen Prioritäten haben, führt das mindestens zu Frust im Team, im schlimmsten Fall dazu, dass die Software nicht optimal genutzt wird. Darüber hinaus kann der Eindruck entstehen, dass Arbeitsplätze wegfallen sollen. Das führt zu Unruhe im Unternehmen. Eine sehr gute interne Kommunikation ist bei einem reinen Top-down Ansatz daher Pflicht. Anregungen
![]() Was wäre, wenn Mitarbeiter Spaß am Lernen hätten? Wenn sie von sich aus nach Lösungen für Probleme suchen und im Team gemeinsam und selbständig arbeiten? Wenn sie aus Fehlern lernen und Prozesse anpassen und verbessern würden? Was Vision und Ziel vieler Unternehmen ist, scheitert oft an der Wirklichkeit. Der Inhaber hat gerade einen tollen Vortrag über New Work oder agiles Arbeiten gehört und ist Feuer und Flamme, dies sofort umzusetzen. Da gibt es nur ein Problem: die Mitarbeiter scheinen das mit dem Lernen und der Selbständigkeit gar nicht zu wollen. Woran liegt das? Lernen: Langweilig, anstrengend, sinnlos Lernen ist bei vielen als Begriff geprägt worden durch die Schule und wird assoziiert mit Langeweile, Anstrengung und vielleicht sogar Sinn- bzw. Nutzlosigkeit. Eine Allensbach-Umfrage im Auftrag der Telekom bestätigt dies (siehe hierzu den Artikel in der taz: https://amp.tagesspiegel.de/wissen/bildungsverstaendnis-von-kindern-und-jugendlichen-sie-lernen-nicht-durchs-leben-sondern-in-der-schule-das-aber-ungern/25923162.html?xing_share=news). Befragt wurden 10- bis 16jährige Schülerinnen und Schüler der 5. bis 10. Klassen. Die nicht überraschende und gleichzeitig erschreckende Erkenntnis: Nur ein Drittel der Kinder lernt gern für die Schule. Spannung (28 Prozent) und Spaß (23 Prozent) oder gar Freiheit (8 Prozent) sind im Schulsystem offenbar nicht als Motivatoren für Lernen bekannt. Dabei muss man nicht Psychologie studiert haben, um zu wissen, dass die intrinsische Motivation die besten Lern- und Arbeitsergebnisse ermöglicht. Denn sie ist als einzige langfristig stabil – selbst mehr Geld macht ab einem gewissen Einkommen nicht mehr glücklicher und der 2. Obstkorb zieht irgendwann auch nicht mehr. Doch intrinsische Motivation wird in der Schule nicht erlebt, wenn Kinder Schule negativ mit Anstrengung (76 Prozent), hohem Zeitaufwand (69 Prozent) und Druck (51 Prozent) assoziieren. Tauscht man im vorherigen Satz den Begriff „Schule“ durch „Arbeit“, hat man eine Beschreibung von vielen Angestellten, wie sie ihre Arbeit erleben. Und so weitet sich ein in der Kindheit erlerntes System fast wie von selbst aus und führt zu unerwünschten Ergebnissen: Hohem Krankenstand, hoher Fluktuation, innerer Kündigung, Stress und Burn-Out. Was bedeutet das für Unternehmen? Wir alle haben 9, 10, 12 oder 13 Jahre lang eine Form des Lernens erlebt, die veraltet und demotivierend ist, weil die Lernziele im besten Fall schwammig sind und somit keine Neugier und Lernbereitschaft aufkommen. Eigenständigkeit, Eigenverantwortung und die Erlaubnis, aus Fehlern zu lernen, finden in diesem Kontext kaum statt. Deshalb lautet die wichtigste Botschaft aus der Studie: Mitbestimmung und Eigenverantwortung fördern eine positive Grundeinstellung Das gilt nicht nur in der Schule sondern auch im Beruf: Mitarbeiter haben mehr Erfolgserlebnisse und Spaß bei dem, was sie tun. Doch Mitbestimmung und Eigenverantwortung müssen gelernt werden. Alte Muster und Routinen müssen verändert werden, damit Teams anders arbeiten können. Da genügt nicht das Kanban-Board an der Wand oder Post-it's in verschiedenen Farben. Der Weg dahin ist lang und er lohnt sich! Zunächst müssen Mitarbeiter verlernen, was „Lernen“ für sie bisher in vielen Bereichen bedeutet hat. Und dann neue Verknüpfungen schaffen, damit sie den Lernprozess inklusive Fehlern, selbständiges und eigenverantwortliches Arbeiten wieder mit Spaß, Spannung und Erfolg assoziieren. Speziell konzipierte Trainings und Workshops ermöglichen Mitarbeitern, den Spaß am Lernen wieder zu entdecken und Fehler zu nutzen, um Dinge zu verbessern. Wer diese Möglichkeit nicht nutzt, verzichtet langfristig auf Umsatz und Gewinn. Denn nur Teams, die ständig dazu lernen und auch in Krisen handlungs- und leistungsfähig bleiben, ermöglichen ein nachhaltiges Unternehmenswachstum in einer komplexen und unsicheren Welt. Das Schülerpraktikum steht an und ihr möchtet euer Kind unterstützen? Ich habe hier einige Anregungen für euch. Sie sind persönlich, d.h. sie haben für mich und mein Kind funktioniert. Probiert das aus, von dem ihr glaubt, dass es auch für euch und euer Kind hilfreich sein könnte.
Respektieren Die Entscheidung, wo euer Teenager sein Praktikum machen möchte, liegt bei ihm/ihr. Euer Kind wird in jedem Fall wertvolle Erfahrungen machen, auch wenn es später nicht in diesem Beruf arbeiten wird. Es geht darum, mit Spaß die ersten Erfahrungen im Job zu sammeln. Spaß und Motivation kommen von selbst, wenn wir das tun, was wir wirklich wirklich wollen. Vertraut darauf, dass euer Kind jetzt (noch) weiß, was ihm/ihr Spaß macht. Und lasst es darauf seinen Berufs- und Lebensweg aufbauen. Da sein Das wird Eltern leicht fallen: Wir sind ständig da – auch und vor allem dann, wenn unsere Kinder ihre Ruhe haben wollen. Mit „da sein“ meine ich: hört zu, wenn euer Kind von den Vorbereitungen zum Schülerpraktikum erzählt, kommentiert und bewertet sparsam. In der Schule wird nicht nur das Schreiben von Bewerbungsunterlagen geübt sondern in der 8. Klasse auch eine Potenzialanalyse durchgeführt. Kommt mit eurem Kind ins Gespräch: Wie war der Tag der Potenzialanalyse? Wie findest Du das Ergebnis? Was hast du Neues an dir entdeckt? Machen lassen Ich gebe es zu: Dieser Punkt fällt mir als Coach manchmal schwer. Gleichzeitig weiß ich, dass mein Sohn seine eigenen Erfahrungen machen soll (und muss) und nur so etwas lernt. Deshalb habe ich ihn sein Anschreiben und den Lebenslauf alleine schreiben lassen. Danach habe ich folgende Fragen gestellt:
Die Antworten auf diese Fragen helfen beim Verfassen des Anschreibens. So wird es persönlich. Und jetzt dürfen natürlich auch wir Eltern unterstützen und vielleicht kürzere Sätze empfehlen. Aushalten Die Bewerbung wurde abgegeben. Jetzt heißt es Warten. Und das kann ich mit meiner Ungeduld (ok, eine meiner Schwächen) nur schwer vereinbaren. Der Weg meines Sohnes war tatsächlich zu warten. Keine 2. Bewerbung schreiben, keine weitere Recherche zu Praktikumsplätzen. Mein erwachsener Verstand und meine Jobcoach-Kompetenz schrien zwar regelmäßig in meinem Kopf „Er soll sich weiter bewerben, sonst hat er später nix“, „Er könnte wenigstens mal nachfragen, ob die Bewerbung beim Ansprechpartner angekommen ist“ usw. usw. Egal, ob es das Warten oder etwas anderes ist: Ich empfehle Eltern das auszuhalten. Denn es sind unsere innere Stimmen. Sie mögen Recht haben oder nicht. Es ist nicht unser Praktikum, es ist nicht unsere Erfahrung. Geteilte Verantwortung Ihr helft eurem Teenager vielleicht am besten, wenn die Verantwortung klar ist: Als Eltern steht ihr auf Abruf parat, um Fragen zu beantworten und im Bewerbungsprozess zu unterstützen. Die Verantwortung, einen Praktikumsplatz zu suchen und wie die Bewerbung erfolgt, liegt bei eurem Kind. Euer Kind wird stolz sein, wenn es eine Zusage bekommt. Weil es den Weg alleine geschafft hat. Das gibt Selbstvertrauen und motiviert. Meine Sprache, deine Sprache Für Erwachsene gibt es jede Menge Vorlagen im Internet für Bewerbungen. Ich empfehle:
Für Jungseltern gibt es abschließend noch einen Bonustipp: Bei Hobbies darf im Lebenslauf ruhig „Gaming“ oder „Computerspiele“ stehen. Es gehört zur Lebenswelt der Jugendlichen dazu und auch hier werden Kompetenzen vermittelt, die es in der echten Welt braucht: Absprachen im Team, Beziehungen aufbauen (mein Sohn hat einen Gamingfreund aus Hamburg), Strategien entwickeln. Ich hoffe, ihr könnt die eine oder andere Anregung ausprobieren. Ich wünsche Euren Kindern viel Spaß beim Schülerpraktikum! Ich kenne das: Zwischen den Jahren habe ich Zeit, um das alte Jahr zu verabschieden und für das neue Ideen zu sammeln und Pläne zu schmieden. Dann kommt der 31. Dezember und ich spüre, wie etwas in mir ruft: „Ab morgen wird alles anders! Im neuen Jahr startest Du mit X. Am besten auch noch mit Y.“
Das Zeitproblem – nicht zu wenig sondern zu viel Am 1. Januar beruhigt mich mein Verstand sofort damit, dass „morgen“ sowieso immer anders ist als „heute“. Darüber hinaus weiß mein Verstand, dass ein Jahr 365 Tage hat und es keinen logischen Grund gibt, warum der Start von X oder Y am 1. Januar und nicht am 5. Februar sein sollte. Und hier haben wir schon das Zeitproblem, das einigen Vorsätzen für das neue Jahr zugrunde liegt: wenn der Vorsatz für ein ganzes Jahr gefasst wird, bleibt viel Zeit für die Umsetzung. Zu viel Optimismus ist auch nicht gut Wir Menschen neigen dazu, unsere Ziele manchmal etwas zu optimistisch zu formulieren. Das ist an sich noch nicht schlimm, denn je schöner und attraktiver das Ziel ist, desto eher strenge ich mich an (sagen die Motivationspsychologen). Wenn ich allerdings vergesse, realistische Teilerfolge einzuplanen, wird es nichts mit der gesunden Ernährung oder der täglichen Meditation. Positiv schlägt negativ Finger weg von negativ formulierten Zielen („ich möchte nicht mehr rauchen“). Bleibt positiv und überlegt Euch, was eigentlich hinter der Negation steht („ich möchte gesund bleiben, lasse Nikotin ab sofort weg und verbringe Pausen mit X und Y“). Kleine Schritte Ich habe mir angewöhnt, in sehr kleinen Schritten zu denken. Wenn ich mir vornehme „am 1. Januar meditierst Du 10 Minuten vor dem Frühstück“, dann funktioniert das eher, wenn:
Eine solche Liste lässt sich sehr umfassend gestalten. Je umfassender die Liste, umso eher werde ich tatsächlich 10 Minuten meditieren. Denn ich habe vorher bereits optimale Bedingungen geschaffen. Die Liste hilft auch gegen die „Ja, aber…“ Einwände, die der innere Schweinehund, der Perfektionist oder all die anderen Bewohner meines Kopfes gerne vorbringen. Einfach machen, einfach ausprobieren sind sehr gute Gegengifte für diese Stimmen. Vielleicht lässt sich Dein Ziel gemeinsam mit anderen erreichen? Das könnte für sportliche Ziele ebenso gelten wie für Entspannung, Meditation oder eine Ernährungsumstellung. Manche Menschen schaffen ein Commitment (also eine Verpflichtung sich selbst gegenüber) damit, dass sie dem Freundeskreis von ihrem Vorsatz erzählen. Was funktioniert für Dich am besten? Probiere es aus, nur durch eigenes Erleben sammelst Du die entsprechende Erfahrung. Und noch ein Zeitproblem Manchmal glauben wir, dass es schneller gehen müsste mit dem Erreichen des Ziels. Die innere Uhr können wir mit der wissenschaftlichen Erkenntnis neu justieren, dass unser Gehirn und unser Körper eine gewisse Zeit benötigen, bis aus einer neuen Tätigkeit eine Gewohnheit wird. Wenn wir uns erlauben, es nicht sofort schaffen zu müssen, wenn uns klar ist, dass es nicht immer funktionieren wird, dann bleiben wir offen für diese Erfahrung. Und können aus dieser Erfahrung lernen, es beim nächsten Mal anders, vielleicht auch besser zu machen. Ein Gedanke zum Schluss Jeder Tag ist genauso gut wie der 1. Januar, um Neues zu beginnen, Bestehendes zu verändern und Altes loszulassen. Wenn Du die festliche Stimmung eines 31. Dezembers benötigst, um etwas Neues zu starten, dann plane einfach eine kleine Feier (egal wann, wie und mit wem). Feier die alte Gewohnheit. Würdige und verabschiede sie genussvoll und freue Dich auf das Neue, das am nächsten Tag mit dem ersten kleinen Schritt beginnt. Anregungen
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Über michMein Name ist Nadine Brockel. Ich bin Coach, Trainerin und Beraterin. Hier gebe ich Impulse, Anregungen und teile Ideen. Archiv
September 2020
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