Digitalisierung: Weg vom Top-down Aktionismus hin zu einem soliden Bottom-up Prozess

Die letzten Monate haben gezeigt, dass Unternehmen die Corona bedingten Einschränkungen recht gut überstehen konnten, wenn sie bereits digitale Tools nutzen, damit Mitarbeiter im Home Office arbeiten und sich weiter mit Kollegen austauschen können.
 
Gleichzeitig zeigten sich Lücken oder Versäumnisse umso deutlicher, wenn die Digitalisierung oder Automatisierung von Arbeitsprozessen noch nicht weit genug vorangetrieben worden war, um in einer Krisensituation „den Laden am Laufen zu halten“. Manchmal führte das – egal ob in Ministerien, Schulen oder Unternehmen – zu hektischem Aktionismus. Das war anfangs richtig, ist aber langfristig keine gewinnbringende Einstellung.
 
Das Grundrauschen in Business-Netzwerken bietet eine Fülle an Angeboten, sofort agil oder digitaler werden zu müssen. Bevor Sie jetzt auch in Aktionismus verfallen, lohnt es sich, die folgenden drei Fragen ehrlich zu beantworten:
 
1.
Ist die Unternehmensleitung an einer weiteren Digitalisierung interessiert und bereit, Geld zu investieren?
Egal ob Sie Top-down oder Bottom-up arbeiten: Eine grundsätzliche Bereitschaft der Unternehmensleitung ist Voraussetzung für die nachfolgenden Schritte.

2. 
Vertrauen Unternehmensleitung und Führungskräfte darauf, dass Mitarbeiter Digitalisierungsprojekte definieren und umsetzen können?
Der Vorteil eines Bottom-up Ansatzes liegt auf der Hand: Wenn Teams bzw. Mitarbeiter die Digitalisierung selbst vorantreiben, ist ein deutlich höheres Commitment vorhanden. Die Mitarbeiter priorisieren selbst und erleichtern sich die Arbeit. Die wichtige Frage „What's in for me?“ beantwortet sich dadurch von selbst. Darüber hinaus können bei Team-Workshops Ängste und Sorgen thematisiert und ausgeräumt werden (siehe Frage 3).

3.
Wer begleitet den Veränderungsprozess und vermittelt den Mitarbeitern Sicherheit, wenn es um die Zukunft ihrer Arbeitsplätze geht?
Sicherheit ist ein zentrales Thema, denn Digitalisierung kann mit der Sorge verbunden sein, dass Arbeitsplätze weg rationalisiert werden sollen. Hier ist die Führung ebenso gefragt wie ein guter Trainer oder Coach: die Zeit, die Mitarbeiter nicht mehr mit lästigen Routine-Aufgaben verbringen, kann anders eingesetzt werden. Ich habe hier noch kein Unternehmen erlebt (und auch keinen Mitarbeiter), dem nichts eingefallen wäre! 

Nach meiner Erfahrung gelingt ein Digitalisierungsprojekt eher, wenn Mitarbeiter oder Teams dieses Projekt selbst erarbeiten. Hierzu gehören:

• Die Projektbeschreibung (Welche Tätigkeiten sollen digitalisiert/automatisiert werden?)
• Die Tätigkeiten selbst (Was muss die Software können?)
• Das Klären von Verantwortlichkeiten (Wer führt das Projekt? Wer arbeitet im Projektteam mit?)
• Ein Zeit- und Kostenplan

 
Bei einer ausschließlichen Top-down Umsetzung besteht die Gefahr, dass an der falschen Stelle digitalisiert wird. Wenn Mitarbeiter und Führung nicht die gleichen Prioritäten haben, führt das mindestens zu Frust im Team, im schlimmsten Fall dazu, dass die Software nicht optimal genutzt wird. Darüber hinaus kann der Eindruck entstehen, dass Arbeitsplätze wegfallen sollen. Das führt zu Unruhe im Unternehmen. Eine sehr gute interne Kommunikation ist bei einem reinen Top-down Ansatz daher Pflicht.
 
 
Anregungen

• Klären Sie die Investitionsbereitschaft der Unternehmensleitung, bevor Sie in Ihrem Team an einem Digitalisierungsprojekt arbeiten.
• Vertrauen Sie Ihren Mitarbeitern.
• Lassen Sie Ihr Team die wichtigsten drei Digitalisierungsprojekte in einem moderierten Workshop erarbeiten. Als Moderator bieten sich Trainer/Coaches oder Kollegen an, die nicht Teil des Teams sind.
• Achten Sie auf Interdependenzen bei den Projekten, ggfs. setzen Sie erst ein Projekt um.
• Definieren Sie Meilensteine, bauen Sie zeitliche Pufferzonen ein und rechnen Sie mit Schwierigkeiten bei der Umsetzung.