Zeitmanagement: Wer hat an der Uhr gedreht…?

Wenn ich einen Workshop zum Thema Zeitmanagement leite, habe ich oft den Eindruck, die Teilnehmenden erwarten von mir, dass ich DIE eine Methode präsentiere, bei der alles gut wird. Sozusagen der heilige Gral der Zeitforschung: Wir hätten immer so viel Zeit, wie wir bräuchten und würden mühelos alles schaffen.
 
Regelmäßig muss ich die Teilnehmenden enttäuschen: diesen Gral gibt es nicht. Denn Menschen sind zu verschieden, um alle mit einer Methode gleich erfolgreich zu sein. Das beginnt schon mit der Chronobiologie, bei der von „Lerchen“ und „Eulen“ gesprochen wird. Manche erledigen die wichtigsten Aufgaben um 7 Uhr morgens, während ich als Eule da noch gar nicht zurechnungsfähig bin. Meine produktivste Phase liegt zwischen 9 und 13 Uhr. Nach einer ausgedehnten Pause kann ich dann am Nachmittag und am Abend nochmal zur Höchstform auflaufen. Da liegen manche Lerchen schon im Bett und freuen sich auf den nächsten frühen Morgen.
 
Allein dieses Beispiel macht deutlich: es gibt nur einen individuellen Umgang mit Zeit. Und der hat wiederum viel damit zu tun, wie gut wir uns kennen. Hier besteht eine enge Verbindung zum Selbstmanagement, bei dem es darum geht, sein Fähigkeiten und Ressourcen zu nutzen, um im Leben gut voran zu kommen. Und Schwierigkeiten und Hindernisse kreativ und nachhaltig zu lösen.
 
Zeitmangel ja oder nein?
Bei Führungskräften erlebe ich oft, dass sie über Zeitmangel klagen, weil sie immer wieder Aufgaben übernehmen, die das Team ausführen sollte. Am Ende wird vom Mitarbeiter zurückdelegiert und die Führungskraft bleibt bis spät abends im Büro, während die Mitarbeiter vom Chef aus der Verantwortung in einen entspannten Feierabend entlassen werden.
 
Deshalb empfehle ich Führungskräften einen genauen Blick auf das Delegieren von Aufgaben. Wenn am Ende nicht auch Verantwortung und Entscheidungsrahmen delegiert werden, wird die Aufgabe wieder bei der Führung landen. Das nervt übrigens auch Mitarbeiter, wenn sie eine Aufgabe nicht abschließen dürfen, weil ihr Entscheidungsrahmen zu klein ist.
 
Doch wollen Führungskräfte überhaupt, dass Aufgaben erledigt werden? Ohne ihre Hilfe, ihre Expertise, ihre Rolle als fürsorgliche:r Ratgeber:in? Mein Eindruck ist, dass das „Gebrauchtwerden“ eine angenehme Rolle im Unternehmensalltag ist. Und gefühlsmäßig sehr ambivalent: man will gebraucht werden als Chef aber bitte nur, wenn es zeitlich passt. Man will Mitarbeiter unterstützen, aber keine Nachtschichten einlegen.
 
Der erste Schritt: In die Eigenverantwortung gehen
Jeder, egal ob Führungskraft oder nicht, benötigt zunächst den Mut, in die Eigenverantwortung zu gehen. Und zu schauen, wieso es mit dem Zeitmanagement manchmal hakt. Oft liegt es daran, dass uns mehrere Aufgaben gleich wichtig und dringend erscheinen. Bei näherer Betrachtung sind sie das aber in den seltensten Fällen. Es lohnt sich auch, die Frage zu stellen „Für wen ist diese Aufgabe wichtig und dringend?“ So können wir üben, eigene Prioritäten von fremden abzugrenzen. Und auch mal „Nein“ zu sagen, verbunden mit dem Angebot, später zu helfen oder sich Unterstützung im Team zu suchen.
 
Es ist übrigens erstaunlich, wie funktional Teams sein können, wenn der Chef krank oder aus anderen Gründen abwesend oder für längere Zeit nicht erreichbar ist. Dies ist ein Zeichen, dass Führungskräfte noch nicht in ihrer Rolle angekommen sind.
 
Üben, üben, üben
Das Priorisieren von Aufgaben will geübt werden. Ebenso wie das konsequente Zurückdelegieren. Und wenn Sie nicht zurück delegieren können, weil Sie kein Chef sind? Dann holen Sie sich Unterstützung im Team, sprechen Sie mit Ihrem Chef darüber, bei welchen Aufgaben Sie immer wieder in Zeitnot geraten und finden Sie gemeinsam eine Lösung.
 
Zeitmanagement, Selbstmanagement oder beides?
Ich mag den Begriff Zeitmanagement nicht, denn er suggeriert, dass wir mit der Zeit etwas tun können. Dem ist nicht so. Wir können unseren Blick verändern, wir können klare Prioritäten und Ziele setzen und diese dann konsequent verfolgen. Am Ende geht es darum, wie wir selbst arbeiten und leben wollen. Und was wir tun können, um am Ende des Tages zu sagen: „Das war ein richtig schöner Tag, denn ich habe mich mit den Dingen beschäftigt, die mir wichtig sind und Spaß machen.“